Buku Panduan Presensi Online

Presensi Online memiliki dua area utama:

Fitur utama:

• Presensi harian dengan validasi lokasi (GPS), selfie, dan foto ber-watermark.
• Cuti dengan saldo per jenis cuti dan alur persetujuan.
• Dinas luar dengan surat tugas wajib dan pembuatan presensi dinas luar otomatis saat disetujui.
• Jurnal harian yang diverifikasi oleh atasan/Admin.
• Laporan harian, bulanan, periode, rekap individu, dan rekap kehadiran dengan ekspor Excel/PDF.
• Master presensi: unit kerja, gedung dan geofence, shift, jadwal kerja, hari libur, jadwal khusus, tunjangan, dan jenis cuti.
• Keamanan: hak akses berbasis peran, audit log, autentikasi dua faktor, dan impersonasi terkontrol.

Masuk dengan email dan password

1. Buka alamat aplikasi pada peramban (disarankan Chrome, Edge, atau Safari versi terbaru).
2. Pada halaman masuk, isi Email dan Password akun kepegawaian Anda.
3. Centang Ingat saya di perangkat ini bila perangkat bersifat pribadi.
4. Klik Masuk.

Akun harus terdaftar, aktif, dan emailnya sudah terverifikasi. Akun yang dinonaktifkan administrator tidak dapat masuk, dan sesi yang sedang aktif akan dihentikan.

Masuk dengan Google

1. Klik Masuk dengan Google.
2. Pilih akun Google kampus yang sudah didaftarkan admin.
3. Setujui permintaan akses bila diminta.

Login Google hanya berhasil bila email Google terverifikasi, domainnya diizinkan oleh administrator, dan email tersebut terhubung dengan akun pengguna yang aktif. Jika gagal, gunakan login email dan password atau hubungi administrator.

Autentikasi dua faktor (2FA)

Jika administrator mewajibkan 2FA untuk akun admin, Anda akan diarahkan ke halaman profil untuk mengaktifkannya. Setelah aktif, setiap login memerlukan kode dari aplikasi autentikator (misalnya Google Authenticator atau Microsoft Authenticator) atau kode pemulihan.

Lupa password

• Gunakan tautan Lupa password? pada halaman masuk, lalu ikuti petunjuk yang dikirim ke email Anda.
• Jika email tidak masuk atau akun belum memiliki email aktif, hubungi administrator kepegawaian untuk reset password.

Keluar dan ganti tema

• Klik menu akun di kanan atas, lalu pilih Keluar.
• Tombol ikon matahari/bulan di kanan atas mengubah tema terang/gelap. Pilihan tema tersimpan di perangkat Anda.

Catatan penting:

• Menu hanya muncul bila akun memiliki izin terkait. Bila Anda tidak melihat sebuah menu, kemungkinan peran Anda tidak memiliki izin tersebut.
• HRD tidak dapat memberikan peran admin maupun mengubah akun administrator.
• Pengguna tidak dapat menonaktifkan akunnya sendiri atau mengubah perannya sendiri.
• Sistem selalu mempertahankan minimal satu akun admin yang aktif.

Portal Pegawai adalah area untuk seluruh pegawai. Menu yang tersedia:

• Dashboard — ringkasan presensi dan pengajuan terbaru.
• Presensi Saya — clock-in/clock-out dan riwayat presensi.
• Jurnal Harian — pembuatan jurnal dan status verifikasi.
• Cuti Saya — pengajuan cuti, saldo, dan status.
• Dinas Luar — pengajuan dinas luar dan surat tugas.
• Profil Saya — data akun, foto profil, dan keamanan (termasuk 2FA).

Profil

Pada Profil Saya Anda dapat memperbarui nama, alamat email, foto profil, serta mengaktifkan autentikasi dua faktor. Perubahan email biasanya memerlukan verifikasi ulang.

Melakukan clock-in

1. Buka menu Presensi Saya.
2. Izinkan peramban mengakses lokasi dan kamera saat diminta.
3. Pastikan posisi GPS sudah akurat dan Anda berada di area yang diizinkan.
4. Ambil selfie sesuai panduan di layar, lalu kirim.
5. Klik Clock-in. Waktu, lokasi, dan foto akan tercatat.

Melakukan clock-out

1. Buka kembali menu Presensi Saya pada hari yang sama.
2. Ambil selfie, lalu klik Clock-out.
3. Jam keluar dan durasi kerja akan dihitung otomatis.

Aturan bawaan presensi

Semua nilai di atas dapat diubah administrator melalui Pengaturan → Presensi.

Hal yang perlu diperhatikan

• Presensi ganda pada hari yang sama akan ditolak sistem.
• Pada hari libur atau di luar hari kerja, presensi tetap dapat dilakukan dan akan diberi keterangan khusus.
• Jika lupa clock-out, sesi ditutup otomatis saat melewati batas clock-out atau saat berganti hari untuk shift yang tidak melewati tengah malam. Catatan berstatus Lupa clock-out; ajukan koreksi kepada Admin/HR bila perlu.
• Pegawai dengan shift/roster mengikuti jadwal shift yang berlaku. Shift malam yang melewati tengah malam tetap aktif sampai batas clock-out, lalu sesi baru dimulai otomatis.
• Jika kamera atau lokasi gagal diakses, periksa izin peramban, aktifkan GPS, lalu muat ulang halaman.

Riwayat presensi

Menu Riwayat presensi menampilkan catatan presensi Anda: tanggal, jam masuk dan keluar, status, keterlambatan, serta tautan foto bila tersedia. Riwayat dapat difilter berdasarkan periode.

Mengajukan cuti

1. Buka menu Cuti Saya.
2. Pilih jenis cuti. Sisa saldo ditampilkan untuk jenis cuti yang memotong saldo.
3. Isi tanggal mulai dan selesai.
4. Unggah lampiran bila diwajibkan (PDF, JPG, JPEG, PNG, atau WebP, maksimal 10 MB).
5. Isi alasan pengajuan.
6. Klik Kirim pengajuan.

Jumlah hari kerja dihitung otomatis berdasarkan hari kerja, hari libur, dan roster shift. Akhir pekan serta hari libur tidak dihitung sebagai hari cuti.

Jenis cuti bawaan

Administrator dapat menambah, mengubah, atau menonaktifkan jenis cuti pada Master Presensi → Jenis Cuti. Jenis yang ditandai memotong saldo akan mengurangi saldo saat cuti disetujui.

Status pengajuan

• Menunggu persetujuan — pengajuan sudah dikirim dan menunggu Admin/HR.
• Disetujui — cuti berlaku dan presensi terkait disesuaikan.
• Ditolak — disertai alasan penolakan; perbaiki data lalu ajukan kembali bila perlu.
• Dibatalkan — pengajuan dibatalkan oleh pegawai atau Admin/HR.

Membatalkan cuti

• Pegawai dapat membatalkan pengajuan yang masih berstatus menunggu.
• Admin/HR dapat membatalkan cuti yang sudah disetujui melalui Panel Admin, selama cuti belum dimulai.
• Pembatalan cuti yang sudah disetujui akan menyesuaikan kembali saldo dan menghapus presensi cuti terkait.

Mengajukan dinas luar

1. Buka menu Dinas Luar.
2. Isi tujuan dan tanggal mulai/selesai.
3. Unggah surat tugas (PDF atau gambar, maksimal 10 MB). Surat tugas wajib.
4. Isi keperluan dinas.
5. Klik Kirim pengajuan.

Setelah disetujui, sistem membuat catatan presensi Dinas luar untuk hari kerja pada rentang tanggal tersebut. Presensi dinas luar tidak dihitung terlambat dan tidak menghasilkan potongan.

Status dan pembatalan

• Pengajuan baru berstatus Menunggu persetujuan.
• Pegawai dapat membatalkan pengajuan yang belum disetujui.
• Admin/HR dapat membatalkan dinas luar yang sudah disetujui selama dinas belum dimulai; presensi yang dibuat otomatis akan dihapus.
• Surat tugas dapat dibuka kembali melalui tautan Lihat surat (tautan bertanda tangan yang hanya dapat diakses pemilik pengajuan atau penyetuju).

Jurnal harian merekam kegiatan kerja Anda per tanggal.

Membuat jurnal

1. Buka menu Jurnal Harian.
2. Isi tanggal, judul, dan aktivitas.
3. Opsional: jam mulai/selesai, hasil, dan lampiran (PDF/gambar maksimal 10 MB).
4. Simpan. Jurnal berstatus Menunggu verifikasi.

Status jurnal

• Menunggu verifikasi — jurnal dapat diubah selama belum diverifikasi.
• Perlu revisi — verifikator meminta perbaikan; lengkapi lalu kirim ulang.
• Diverifikasi — jurnal terkunci dan tidak dapat diubah.

Admin/HR dapat memverifikasi atau meminta revisi melalui Verifikasi Jurnal. Jurnal juga dapat diekspor dalam format Excel atau PDF.

Dasbor admin merangkum kondisi kepegawaian:

• Jumlah pegawai aktif per jenis presensi.
• Jumlah hadir, terlambat, cuti, dinas luar, dan belum clock-in hari ini.
• Jumlah jurnal yang masuk hari ini.
• Jumlah pengajuan cuti dan dinas luar yang menunggu persetujuan.
• Tren kehadiran 30 hari terakhir, komposisi status hari ini, daftar pegawai yang belum clock-in, serta pengajuan terbaru.
• Status sinkronisasi data terakhir.

Angka pada dasbor mengikuti tanggal hari ini dan hak akses akun.

Menu Data Pegawai tersedia bagi Admin dan HRD dengan izin pengelolaan pegawai.

Mencari dan meninjau pegawai

• Gunakan pencarian nama, NIP, atau NIDN.
• Filter berdasarkan jenis presensi, unit kerja, dan status aktif.
• Klik nama pegawai untuk membuka detail: identitas, unit, jenis presensi, jadwal, akun pengguna, serta riwayat terkait.

Mengubah data pegawai

Pada halaman detail pegawai, administrator dapat:

• Mengubah jenis presensi, unit kerja, dan status aktif.
• Menetapkan unit kerja lokal (override) bila berbeda dari data sumber.
• Mengelola akun pengguna: membuat akun, mereset password, mengubah email, mengubah password, serta mengaktifkan/menonaktifkan akun.

Ubah jenis presensi massal

Pilih beberapa pegawai pada daftar, pilih Ubah jenis massal..., lalu simpan. Perubahan ini juga menyelaraskan role pengguna terkait.

Impor dari Sevima

1. Buka Data Pegawai → Impor.
2. Pastikan integrasi Sevima sudah dikonfigurasi (token API tersedia bagi administrator sistem).
3. Tentukan apakah akun pengguna otomatis dibuat untuk pegawai baru.
4. Jalankan sinkronisasi. Riwayat setiap proses impor ditampilkan beserta status dan pesannya.

Data yang sudah ada akan diperbarui; data yang hilang ditandai sesuai kebijakan sinkronisasi. Periksa hasil impor sebelum melakukan perubahan manual lanjutan.

Menu Data Presensi menampilkan monitor presensi harian seluruh pegawai.

• Filter berdasarkan tanggal, jenis presensi, unit kerja, status, shift, dan nama pegawai.
• Buka detail untuk melihat jam masuk/keluar, koordinat GPS, jarak geofence, foto selfie, tunjangan, potongan, dan catatan.
• Koreksi presensi dilakukan melalui halaman detail. Alasan koreksi wajib diisi dan setiap koreksi dicatat pada audit log serta riwayat koreksi catatan tersebut.
• Riwayat koreksi menampilkan siapa yang mengoreksi, kapan, dan alasannya.

Gunakan koreksi hanya untuk kesalahan yang sah, misalnya perangkat gagal mengirim clock-out atau pegawai bertugas di luar jadwal.

Menu Pengajuan Cuti pada Panel Admin memiliki dua tab.

Tab Pengajuan

• Filter status, jenis cuti, unit kerja, rentang tanggal, dan nama pegawai.
• Klik Tinjau pengajuan untuk melihat detail, lampiran, serta riwayat.
• Setujui untuk menyetujui pengajuan.
• Tolak wajib disertai alasan penolakan.
• Cuti yang sudah disetujui dan belum dimulai dapat dibatalkan melalui tombol Batalkan cuti.

Setiap persetujuan, penolakan, dan pembatalan tercatat pada audit log.

Tab Saldo Cuti

• Menampilkan hak cuti, hari terpakai, penyesuaian, dan sisa saldo per pegawai per tahun.
• Administrator dapat menambah atau mengurangi saldo melalui formulir Penyesuaian saldo cuti. Alasan penyesuaian wajib diisi dan pelaku penyesuaian tercatat.
• Gunakan filter tahun dan pencarian pegawai untuk menemukan data.

Menu Pengajuan Dinas Luar menampilkan pengajuan dari seluruh pegawai.

1. Filter status, unit kerja, tanggal, atau cari pegawai.
2. Klik Tinjau pengajuan untuk melihat tujuan, keperluan, tanggal, dan surat tugas.
3. Setujui untuk menyetujui; sistem otomatis membuat presensi dinas luar.
4. Tolak wajib disertai alasan.
5. Dinas luar yang disetujui dan belum dimulai dapat dibatalkan; presensi dinas luar terkait akan dihapus.

Menu Verifikasi Jurnal menampilkan jurnal pegawai yang menunggu verifikasi.

• Buka jurnal untuk membaca detail kegiatan, hasil, dan lampiran.
• Verifikasi untuk mengunci jurnal.
• Minta revisi disertai catatan agar pegawai memperbaiki jurnal.
• Jurnal yang sudah diverifikasi tidak dapat diubah.
• Ekspor jurnal ke Excel atau PDF tersedia dari halaman ini sesuai izin akun.

Menu Master Presensi mengatur fondasi perhitungan presensi dan tunjangan.

• Unit kerja — struktur unit, termasuk unit induk. Filter unit pada laporan ikut mencakup unit turunan.
• Gedung dan geofence — titik pusat lokasi serta radius yang diizinkan untuk presensi berbasis lokasi.
• Shift — jam kerja shift, dukungan shift lintas hari, batas menit keterlambatan, dan persentase potongan K1/K2.
• Jadwal kerja — hari kerja dan jam kerja per jenis presensi.
• Hari libur — tanggal libur nasional/cuti bersama; tidak dihitung sebagai hari kerja.
• Jadwal khusus (override) — penyesuaian jadwal pada tanggal atau pegawai tertentu, misalnya perubahan jam kerja sementara.
• Tunjangan — nominal harian per jenis presensi, termasuk opsi override per pegawai dan tanggal berlaku.
• Jenis cuti — nama, hak hari, apakah memotong saldo, kewajiban lampiran, dan status aktif.

Perubahan master data memengaruhi perhitungan presensi berikutnya. Pastikan data telah diverifikasi sebelum menyimpan.

Menu Laporan Presensi menyediakan beberapa jenis laporan:

Filter dan pagination

• Filter yang tersedia antara lain jenis presensi, unit kerja, status, shift, dan pencarian nama/NIP/NIDN.
• Laporan harian menampilkan 25 baris per halaman secara bawaan; jumlah baris dapat diubah menjadi 50 atau 100.
• Laporan rekap kehadiran menyediakan pilihan 25, 50, atau 100 baris per halaman.
• Navigasi halaman berada di bawah tabel dan mempertahankan filter yang sedang aktif.

Ekspor Excel dan PDF

Klik Excel atau PDF pada halaman laporan. Berkas dibuat sesuai filter aktif, lalu diunduh melalui tautan bertanda tangan yang berlaku terbatas. Bila tautan kedaluwarsa, ulangi proses ekspor.

Ekspor rekap kehadiran menyertakan total tunjangan transport. Laporan bulanan/periode dengan mode Rekap menyertakan kolom ringkasan per pegawai.

Pengguna dan role

• Pengguna & Role digunakan untuk melihat akun, mengubah data pengguna, menetapkan role, dan mengatur status aktif.
• Role mengelompokkan izin. Peran bawaan: admin, hrd, pimpinan, dosen, tendik, pembantu-pelaksana, dan satpam.
• Administrator tidak dapat menghapus atau menurunkan peran terakhir yang menjaga akses administrator tetap tersedia.

Audit log

Audit log mencatat aktivitas penting seperti persetujuan cuti/dinas luar, verifikasi jurnal, koreksi presensi, perubahan pengguna/role, perubahan pengaturan, ekspor, dan impersonasi. Catatan audit tidak dapat diubah atau dihapus dari aplikasi.

Pengaturan

Pengaturan sistem terdiri dari beberapa tab:

• Umum — nama situs, zona waktu, bahasa, email dukungan, dan logo.
• Presensi — akurasi GPS, jendela clock-in, batas clock-out, selfie, geofence, watermark, blokir mock location, dan alpha otomatis.
• Google — mengaktifkan login Google dan daftar domain email yang diizinkan.
• Impor — opsi pembuatan akun otomatis saat sinkronisasi pegawai.
• Laporan — identitas header laporan, kota tanda tangan, dan logo laporan.
• Keamanan — kewajiban 2FA untuk akun admin.

Perubahan pengaturan dicatat pada audit log.

Impersonasi memungkinkan pengelola memeriksa tampilan dan data dari sudut pandang pegawai.

• Tombol Masuk sebagai pegawai tersedia pada detail Data Pegawai dan daftar Pengguna & Role.
• Admin/HRD masuk dalam mode hanya-baca: formulir presensi, cuti, dinas luar, dan jurnal dinonaktifkan, dan aksi persetujuan tidak dapat dilakukan.
• Saat impersonasi aktif, banner peringatan ditampilkan di bagian atas. Klik Kembali ke akun sendiri pada banner untuk keluar dari mode impersonasi.
• Sesi impersonasi memiliki batas waktu dan berakhir otomatis.

Status presensi

Keterlambatan dan potongan

Keterlambatan dihitung dalam menit sejak jam mulai yang dijadwalkan. Kategori bawaan:

Batas menit dan persentase dapat berbeda per shift atau jadwal. Nilai potongan dihitung dari tunjangan harian sesuai pengaturan tunjangan dan dapat memiliki override per pegawai.

Tunjangan

• Tunjangan dihitung per hari berdasarkan jenis presensi pegawai.
• Dinas luar dan cuti mengikuti aturan tunjangan masing-masing dan tidak menghasilkan keterlambatan.
• Total tunjangan dan potongan ditampilkan pada laporan harian, bulanan, periode, dan rekap kehadiran.

• Gunakan password yang kuat dan jangan membagikan akun.
• Aktifkan 2FA, terutama untuk akun admin.
• Jangan menonaktifkan GPS atau menggunakan aplikasi lokasi palsu; bila kebijakan memblokir mock location, presensi akan ditolak.
• Foto selfie dan lampiran hanya dapat diakses oleh pemilik data dan pihak yang berwenang melalui tautan bertanda tangan yang berlaku terbatas.
• Seluruh aktivitas penting tercatat pada audit log.
• Akun yang tidak aktif akan kehilangan akses dan sesinya dihentikan.
• Segera hubungi administrator bila mencurigai penggunaan akun tanpa izin.

Saya tidak bisa masuk. Periksa email dan password, pastikan akun aktif, dan gunakan email kampus yang terdaftar. Untuk login Google, pastikan domain email diizinkan. Bila tetap gagal, hubungi administrator.

Lokasi tidak terdeteksi atau ditolak. Aktifkan GPS, berikan izin lokasi ke peramban, matikan mode hemat daya yang membatasi lokasi, dan pastikan Anda berada di area yang diizinkan. Bila akurasi buruk, tunggu beberapa saat lalu coba lagi.

Kamera tidak bisa dibuka. Berikan izin kamera pada peramban, tutup aplikasi lain yang sedang memakai kamera, lalu muat ulang halaman. Jika memakai peramban dalam aplikasi, buka melalui Chrome/Safari.

Saya lupa clock-out. Sesi ditutup otomatis saat melewati batas clock-out, lalu Anda dapat clock-in pada sesi baru. Catatan lama berstatus Lupa clock-out; ajukan koreksi kepada Admin/HR bila perlu. Koreksi memerlukan alasan dan tercatat pada audit log.

Pengajuan cuti ditolak. Baca alasan penolakan pada daftar pengajuan. Perbaiki tanggal, lampiran, atau data lain yang diperlukan, lalu ajukan kembali.

Lampiran gagal diunggah. Pastikan format berkas PDF/JPG/JPEG/PNG/WebP dan ukurannya tidak melebihi 10 MB. Periksa juga koneksi internet.

Saldo cuti tidak sesuai. Saldo dipengaruhi hak cuti, cuti terpakai, dan penyesuaian admin. Hubungi Admin/HR untuk penjelasan atau penyesuaian resmi.

Laporan kosong atau tidak lengkap. Periksa filter tanggal, jenis presensi, unit kerja, status, dan shift. Ingat bahwa akhir pekan dan hari libur mungkin tidak memiliki baris presensi.

Tautan unduhan laporan kedaluwarsa. Tautan ekspor berlaku terbatas. Kembali ke halaman laporan dan lakukan ekspor ulang.

Saya tidak melihat menu tertentu. Menu mengikuti hak akses peran. Hubungi administrator bila Anda memerlukan akses tambahan.

Bila kendala tidak terselesaikan dengan panduan ini, hubungi administrator kepegawaian atau pengelola sistem presensi. Sertakan informasi berikut agar penanganan lebih cepat:

• Nama, NIP/NIDN, dan unit kerja.
• Tanggal dan jam kejadian.
• Halaman atau menu yang digunakan.
• Pesan kesalahan yang muncul (tangkapan layar bila memungkinkan).
• Perangkat dan peramban yang dipakai.